Recepcionista

San Juan, PR
Autónomo
Tiempo completo

Hace 1 mes

Job DescriptionDescripción de Puesto: Representante de Rec. HumanosPage |DESCRIPCIÓN DE PUESTOTítuloRecepcionista “Bilingüe”Código O*NET43-4171.00Reporta aGerente Recursos HumanosClasificación FLSANo-ExentoResponsabilidad de supervisiónNoPropósito del trabajo:El/La Recepcionista Bilingüe funge como el primer punto de contacto de la empresa, proyectando una imagen profesional, respetuosa y acogedora ante visitantes, empleados y terceros. Esta posición ofrece apoyo administrativo general y apoyo especializado al Departamento de Recursos Humanos, asegurando la ejecución efectiva de tareas relacionadas con recepción, comunicaciones, archivo y procesos operativos de personal.Tareas y responsabilidades:Recepción y atención al visitante

Recibir a visitantes y contratistas, verificar sus citas, registrar su entrada, y coordinar su acceso a las instalaciones mediante escolta autorizada.
Monitorear y coordinar el uso adecuado del área de estacionamiento de visitantes en comunicación con el personal de seguridad.
Proporcionar información general sobre la empresa, localización de oficinas o contactos, de manera precisa y profesional.

Gestión de llamadas y comunicaciones

Operar el sistema telefónico de la central (PBX), recibir y transferir llamadas a las extensiones correspondientes.
Tomar mensajes con precisión cuando la persona no se encuentre disponible, y enviarlos oportunamente por correo electrónico.
Documentar y canalizar adecuadamente llamadas sensibles (quejas, reclamaciones u otras), notificando a la Gerente de Recursos Humanos según sea necesario.

Correspondencia y mensajería

Preparar, sellar y clasificar correspondencia general o certificada. Coordinar con el mensajero su recolección diaria.
Monitorear y recargar los balances de la máquina de sellos. Preparar requisiciones correspondientes.

Apoyo administrativo general

Redactar cartas, memorandos, listas, informes breves u otros documentos administrativos según sean requeridos.
Brindar apoyo logístico en la coordinación de reuniones, visitas corporativas y actividades internas.

Apoyo al Departamento de Recursos Humanos

Recibir, registrar e imprimir solicitudes de empleo recibidas por plataformas como BambooHR, Indeed y Clasificados Online. Canalizarlas al personal designado según instrucciones de la directora de Recursos Humanos.
Preparar referidos para pruebas de dopaje para candidatos seleccionados.
Coordinar la preparación de expedientes físicos de empleados nuevos, asegurando el cumplimiento del SOP establecido.
Registrar empleados nuevos en el Portal Estatal del Departamento del Trabajo (Registro de Nuevo Empleado).
Archivar documentos requeridos por cumplimiento con normativa laboral: formularios I-9, autoidentificaciones voluntarias (EEO, discapacidad, veteranía, Sección 3), entre otros.
Coordinar respuestas a solicitudes de verificación de empleo en conjunto con la Gerente de Recursos Humanos.
Apoyar en orientación básica a empleados sobre procesos relacionados con plan médico, ingreso o salida de personal.
Colaborar con otros miembros del equipo de Recursos Humanos en proyectos o tareas especiales asignadas.

Requisitos de empleo:Educación y experiencia:

Grado Asociado en Sistemas de Oficina, Administración, Recursos Humanos o campo relacionado.
1 a 2 años de experiencia laboral en funciones administrativas o de recepción, preferiblemente en entorno empresarial o de construcción.

Conocimientos y destrezas:

Dominio funcional de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Excelente fluidez verbal y escrita en español e inglés (nivel intermedio-avanzado requerido).
Excelentes habilidades de servicio al cliente y relaciones interpersonales.
Atención al detalle, habilidades de organización y gestión efectiva del tiempo.
Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente con prioridad, confidencialidad y profesionalismo.
Alto nivel de responsabilidad, ética, discreción y presentación personal.

Condiciones de trabajoAmbiente de oficina con esfuerzos físicos mínimos, aunque requiere estar sentado(a) por largos periodos y trabajar extensamente con computadoras. Puede requerirse disponibilidad para trabajar horas adicionales, fines de semana o feriados, según las necesidades organizacionales. Requiere alto nivel de atención, vigilancia, flexibilidad y capacidad de adaptación en un entorno laboral dinámico y de múltiples demandas.Compensación y oportunidades de desarrolloSalario competitivo basado en experiencia y cualificaciones. Oportunidades de desarrollo profesional a través de capacitación continua, talleres, y participación en proyectos organizacionales. Acceso a beneficios conforme a política de la empresa (ej. plan médico, licencias, días feriados, entre otros).Preparado por:Revisado por:Fecha de revisión:Firma del Empleado y fechaSomos un patrono que ofrece igualdad de oportunidades en el empleo.
Mantenemos un ambiente de trabajo libre de drogas y realizamos pruebas de detección de sustancias controladas como requisito previo al empleo, conforme a nuestra Política de Ambiente Libre de Drogas

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