Secretaria Director Ejecutivo

• Maneja y mantiene actualizada la agenda del (de la) Director(a) Ejecutivo(a).
• Coordina reuniones y entrevistas, localiza, organiza y facilita los documentos a usarse en las mismas.
• Transcribe cartas, agendas, memorandos, informes y otros documentos confidenciales usando el procesador de palabras, aplicaciones de computadoras y otras tecnologías.
• Clasifica, controla y tramita la correspondencia e información recibida en la dirección ejecutiva, incluyendo la de facsímil y correos electrónicos.
• Recibe, sella, clasifica y tramita la correspondencia que se recibe en el Programa.
• Utilizando el metro postal, asigna franqueo a la correspondencia de salida y coordina con la Oficina de Administración el/los viajes al correo.
• Tramita comunicaciones y solicitudes al personal gerencial de supervisión y dirección y le da seguimiento.
• Prepara expedientes y/o archiva documentos relacionados con los asuntos operaciones y administrativos oficiales y confidenciales que se atienden o generan en la oficina.
• Verifica la redacción y ortografía de todos los documentos que se reciben para la firma del (de la) Director(a) Ejecutivo(a).
• Prepara y mantiene controles internos de expedientes y documentos y da seguimiento efectivo a los asuntos pendientes asignados.
• Genera y realiza llamadas telefónicas relacionadas con el trámite y seguimiento de los asuntos asignados.
• Atiende visitantes, empleados y funcionarios del Programa personalmente o por teléfono, ofrece la información que está a su alcance o lo refiere a la persona que corresponda.
• Solicita documentos para la actualización de informes y registros.
• Atiende con puntualidad asuntos que impactan las actividades asignadas y mantiene informado(a) al (a la) Director(a) Ejecutivo(a).
• Prepara, controla y tramita el informe semanal de asistencia de personal adscrito a la oficina.
• Realiza trabajo general de oficina como fotocopiar documentos, envío de correspondencia por facsímil o correos electrónicos, requisición de materiales de oficina y otros.
• Realiza encomiendas específicas que le son asignadas.
• Puede coordinar el trabajo de empleados en actividades de oficina cuando es requerido.
• Solicita información sobre las facilidades y de locales comerciales para celebrar reuniones oficiales del Programa.

• Grado Asociado o Bachillerato en Administración de Empresas, Administración de Oficinas, Secretarial o campo relacionado.

• Buenas destrezas de comunicación verbal y escrita.

• Dominio del uso de computadora y las aplicaciones de Windows (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams y One Drive)

• Plan Medico 100%
• Plan de Retiro hasta un 6%
• 18 días de vacaciones
• 15 días por enfermedad
• 2 días personales
• Seguro de Vida (salario anual)
• Seguro de Incapacidad

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