Coordinador(a) de Oficina

• Company parties
• Dental insurance
• Employee discounts
• Health insurance
• Opportunity for advancement
• Paid time off
• Training & development
• Vision insurance

• Supervisar la operación general de la oficina.

• Recibir a los visitantes, contestar llamadas telefónicas entrantes y brindar un servicio de primera clase a nuestros clientes.

• Coordinar citas, reuniones y gestionar calendarios y horarios del personal.

• Coordinar viajes nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, hoteles y alquiler de autos cuando sea necesario.

• Comprar suministros y equipos de oficina, manteniendo niveles adecuados de inventario.

• Encargarse de la gestión y coordinación de toda la información de la agencia.

• Apoyar las funciones administrativas como programación, recepción, admisiones, solicitudes de expedientes médicos y coordinación de documentación de la agencia.

• Verificar la cobertura y beneficios de seguros médicos para los clientes.

• Programar citas para los servicios.

• Atender quejas o inquietudes de los clientes.

• Realizar tareas administrativas como archivar, copiar y enviar faxes.

• Preparar y mantener los expedientes de los clientes.

• Realizar las admisiones de individuos que participen en servicios terapéuticos utilizando todos los formularios requeridos y asegurando la calidad de la atención.

• Responder solicitudes relacionadas con servicios terapéuticos por teléfono o en persona.

• Asistir en el proceso de reclutamiento: publicar vacantes, coordinar entrevistas y comunicación con candidatos.

• Apoyar las actividades de incorporación, preparación de materiales, asistencia con papeleo y orientación para nuevos empleados.

• Asistir en la administración de beneficios: inscripción en seguros médicos, procesamiento de licencias y gestión de registros de tiempo libre.

• Mantener actualizados los documentos, formularios y plantillas de RRHH.

• Coordinar programas de capacitación y desarrollo, registrar asistencia y apoyar en su ejecución.

• Participar en proyectos de RRHH como mejoras de procesos, actualizaciones de políticas e iniciativas de participación de empleados.

• Asistir con facturación de Medicare, Medicaid y seguros privados; verificación de reclamaciones no pagadas; seguimiento de cuentas; y monitoreo de cuentas por cobrar.

• Otras tareas asignadas.

• De 3 a 5 años de experiencia en administración de oficinas, preferiblemente en un entorno clínico o de salud mental/conductual.

• Experiencia como recepcionista.

• Capacidad para leer, escribir y hablar inglés con fluidez.

• Excelentes habilidades informáticas, con un alto dominio de Microsoft Word, Excel, Outlook y PowerPoint.

• Preferiblemente experiencia en ajustes de facturación médica y cobros (se brindará capacitación).

• Preferiblemente experiencia en verificación de reclamaciones no pagadas (se brindará capacitación).

• Capacidad para adaptarse a cargas de trabajo cambiantes constantemente.

• Seguro dental

• Descuento para empleados

• Tiempo libre remunerado

• Seguro de visión

• Turno de 8 horas

• De lunes a viernes

• Cidra, Puerto Rico: Capacidad para trasladarse o mudarse confiablemente antes de comenzar a trabajar (Requerido)

• Escuela secundaria o equivalente (Requerido)

• Título universitario (Preferido)

• Servicio al cliente: 2 años (Requerido)

• Administración de oficina: 2 años (Requerido)

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