Asistente Administrativo
- San Juan, PR
- 16,00 USD por hora
- Permanente
- Tiempo completo
*Ubicación:* San Juan, PR
*Salario:* $16 por hora*Descripción General:*
Se busca Asistente Administrativo(a) bilingüe para cubrir una licencia de empleado en San Juan, Puerto Rico. Este trabajo de oficina requiere el uso de computadora para la ejecución de funciones variadas de oficina. El/la Asistente Administrativo(a) manejará y dará seguimiento al funcionamiento general de los asuntos administrativos del Presidente & CEO, trabajando bajo la supervisión general de un empleado de jerarquía superior. El trabajo es revisado al completarse para verificar su corrección, exactitud y calidad.*Tareas y Responsabilidades:*
- Mantener el calendario de reuniones y actividades del principal ejecutivo, e informar al principal ejecutivo o miembros del grupo ejecutivo para apoyar la calendarización de eventos importantes.
- Coordinar reuniones de Junta y otras, asistir y tomar minutas para el Presidente & CEO, Junta de Directores y comités; transcribir agenda y minutas, y mantener archivos relacionados.
- Elaborar y distribuir comunicaciones escritas, recibir y canalizar llamadas y mensajes, y dar seguimiento a correspondencia, faxes y correos electrónicos.
- Crear, mantener y controlar archivos físicos, digitales y externos de la oficina ejecutiva, gestionando pedidos y devoluciones al archivo externo.
- Realizar arreglos de viaje, reservaciones de transportación y hoteles, y tramitar documentos para traslados del grupo ejecutivo, tanto locales como internacionales.
- Crear órdenes de compra para suministros y mantener inventario de materiales de la oficina ejecutiva.
- Brindar apoyo administrativo y logístico en la coordinación de reuniones, conferencias, seminarios y talleres realizados en las instalaciones de la empresa.
- Emitir cheques para nómina, facturas e impuestos, recopilar datos para la radicación de planillas trimestrales y anuales.
- Cotizar y evaluar propuestas para la adquisición de materiales de oficina, manteniendo el inventario.
- Notificar al departamento de Mercadeo sobre eventos en el Coliseo de Puerto Rico, gestionar órdenes de taquillas y enviarlas a los destinatarios correspondientes.
- Manejar y mantener "petty cash" para compras menores del área ejecutiva.
- Comprar suministros de café para áreas de comedor, ejecutivo y servicio al cliente.
- Emitir cheques del Comité de Empleados para compras de dulces y refrescos.
- Organizar y encuadernar presentaciones.
- Asistir a otros departamentos en la creación o revisión de documentos según sea requerido.
- Asistir a la gerencia de planta física según sea requerido.
- Bachillerato en Sistemas de Oficina de un colegio o universidad acreditada; o uno (1) a dos (2) años de experiencia y/o adiestramiento relacionado; o combinación equivalente de educación y experiencia.
- Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita
- Bilingüe (inglés y español)
- Conocimiento del sistema Oracle Financials
- Conocimiento avanzado de MS Office (Word, Excel, PowerPoint y Publisher)
- Excelentes destrezas interpersonales
- Orientación al servicio
- Atención al detalle
- Capacidad para manejar múltiples tareas y cumplir con fechas límites
- 401(k)
- Dental insurance
- Health insurance
- Paid time off
- Vision insurance
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