Asistente Administrativa

• La asistente administrativa supervisa las tareas organizativas diarias y facilita la comunicación eficiente en toda una oficina o departamento específico. Los deberes incluyen, entre otros, contestar teléfonos, administrar calendarios de oficina, completar tareas generales de oficina y mantenimiento de registros.

• Saludar a los visitantes e indicarles la dirección correcta, responder consultas y crear un ambiente acogedor.
• Una vez al mes, preparar el Programa de Proyectos para luego enviarlos a la firma de contabilidad.
• Organizar reuniones de personal y programar citas.
• Responder o transferir llamadas telefónicas y recibir mensajes para miembros seleccionados del personal.
• Escribir memorandos, correspondencia, hojas de cálculo y otros informes según sea necesario.
• Mantener la base de datos y el sistema de archivos de la oficina actualizados y organizados.
• Compra de material de oficina y trabajo con proveedores.
• Trabajar con proveedores de equipos de oficina para comprar y mantener equipos de oficina, como impresoras y computadoras.
• Recibir entregas; clasificar y entregar todo el correo y los correos electrónicos.
• Coordinar los arreglos de viaje del personal, incluido el transporte y el alojamiento.
• Coordinación de capacitaciones a empleados.
• Solicitud de documentos de seguros (GL, FSE).
• Asegurarse de que todas las órdenes de compra abiertas se transfieran para la facturación.

• Se requiere diploma de escuela secundaria o título de educación general (GED), se prefiere un título en administración de empresas.
• 2-3 años de experiencia administrativa, secretarial o de oficina.
• Habilidades informáticas competentes, incluidos Microsoft Office y QuickBooks.
• Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Cómoda con demandas de cambio rutinario
• Alto grado de atención al detalle
• Experiencia en ingreso de datos
• Conocimiento práctico de equipos de oficina en general.

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